El tutorial analiza cómo agrupar columnas en Excel de forma manual y cómo utilizar la función Autocontorno para agrupar columnas automáticamente.
Si te sientes abrumado o confundido por el extenso contenido de tu hoja de cálculo, puedes organizar las columnas en grupos para ocultar y mostrar fácilmente diferentes partes de tu hoja, de manera que sólo sea visible la información relevante.
Cómo agrupar columnas en Excel
Al agrupar columnas en Excel, es mejor hacerlo manualmente, ya que la función Contorno automático suele ofrecer resultados controvertidos.
Nota. Para evitar una agrupación incorrecta, asegúrese de que su hoja de cálculo no tiene ninguna columna oculta.
Para agrupar columnas en Excel, realice estos pasos:
- Selecciona las columnas que quieres agrupar, o al menos una celda de cada columna.
- En la pestaña Datos, en el grupo Esquema, haz clic en el botón Agrupar. O utiliza el atajo de teclado Shift + Alt + Flecha derecha.
- Si has seleccionado celdas en lugar de columnas enteras, aparecerá el cuadro de diálogo Agrupar que te pedirá que especifiques exactamente lo que quieres agrupar. Obviamente, elige Columnas y haz clic en Aceptar.
- Para ver cómo funciona en la práctica, vamos a agrupar todas las columnas intermedias en el siguiente conjunto de datos. Para ello, resaltamos las columnas B a I, y hacemos clic en Agrupar:
Esto crea el esquema de nivel 1 como se muestra a continuación:
Al hacer clic en el signo menos (-) en la parte superior del grupo o en el número de contorno 1 en la esquina superior izquierda, se ocultan todas las columnas del grupo:
Crear grupos de columnas anidados
Dentro de cualquier grupo, puede delinear múltiples grupos en niveles internos. Para crear un grupo interior anidado de columnas, esto es lo que debe hacer:
- Seleccione las columnas que se incluirán en el grupo interior.
- En la pestaña Datos, en el grupo Contorno, haz clic en Agrupar. O pulsa el atajo de teclado Shift + Alt + Flecha derecha.
En nuestro conjunto de datos, para agrupar los detalles de Q1, seleccionamos las columnas B a D y hacemos clic en Agrupar:
Del mismo modo, puede agrupar los detalles de Q2 (columnas F a H).
Nota. Como sólo se pueden agrupar las columnas adyacentes, tendrá que repetir los pasos anteriores para cada grupo interior individualmente.
Como resultado, ahora tenemos 2 niveles de agrupación:
- Grupo exterior (nivel 1) – columnas B a I
- Dos grupos interiores (nivel 2) – columnas B – D y F – H.
Haciendo clic en el botón menos (-) encima del grupo interior se contrae sólo ese grupo en particular. Al hacer clic en el número 2 de la esquina superior izquierda se contraen todos los grupos de este nivel:
Para que los datos ocultos vuelvan a ser visibles, amplíe el grupo de columnas haciendo clic en el botón más (+). También puede expandir todos los grupos de un nivel determinado haciendo clic en el número del contorno.
Consejos y notas:
- Para ocultar o mostrar rápidamente las barras de contorno y los números, pulse las teclas Ctrl + 8 a la vez. Al pulsar el atajo por primera vez se ocultan los símbolos del contorno, al pulsarlo de nuevo se vuelve a mostrar el contorno.
- Si los símbolos de contorno no aparecen en su Excel, asegúrese de que la casilla Mostrar símbolos de contorno si se aplica un contorno está activada en su configuración: Ficha Archivo > Opciones > Categoría avanzada.
Cómo autocontornear columnas en Excel
Microsoft Excel también puede crear un esquema de columnas automáticamente. Esto funciona con las siguientes advertencias:
- No debería haber columnas en blanco en su conjunto de datos.
- A la derecha de cada grupo de columnas detalladas, debe haber una columna de resumen con fórmulas.
En nuestro conjunto de datos, hay 3 columnas de resumen como las que se muestran a continuación:
Para autocontornear columnas en Excel, haga lo siguiente:
- Selecciona el conjunto de datos o cualquier celda dentro de él.
- En la pestaña Datos, haga clic en la flecha situada debajo de Grupo y, a continuación, en Contorno automático.
En nuestro caso, la función de autocontorno creó dos grupos para los datos Q1 y Q2. Si también quieres un grupo externo para las columnas B – I, tendrás que crearlo manualmente como se explica en la primera parte de este tutorial.
Si sus columnas de resumen están colocadas a la izquierda de las columnas de detalle, proceda de esta manera:
- Haz clic en la pequeña flecha situada en la esquina inferior derecha del grupo Contorno, que se denomina lanzador del cuadro de diálogo.
- En el cuadro de diálogo de configuración que aparece, desactive las columnas de resumen a la derecha del cuadro de detalle y haga clic en Aceptar.
Después de eso, utilice la función de Contorno automático como se ha explicado anteriormente, y obtendrá el siguiente resultado:
Cómo ocultar y mostrar columnas agrupadas
Dependiendo del número de grupos que quieras tapar o mostrar, utiliza una de las siguientes técnicas.
Ocultar y mostrar un determinado grupo de columnas
- Para ocultar los datos de un determinado grupo, haga clic en el signo menos (-) del grupo.
- Para mostrar los datos de un determinado grupo, haga clic en el signo más (+) del grupo.
Expandir o contraer todo el esquema a un nivel determinado
Para ocultar o mostrar todo el contorno hasta un determinado nivel, haga clic en el número de contorno correspondiente.
Por ejemplo, si su esquema tiene tres niveles, puede ocultar todos los grupos del segundo nivel haciendo clic en el número 2. Para expandir todos los grupos, haga clic en el número 3.
Ocultar y mostrar todos los datos agrupados
- Para ocultar todos los grupos, haga clic en el número 1. Esto mostrará el nivel de detalle más bajo.
- Para mostrar todos los datos, haga clic en el número más alto del esquema. Por ejemplo, si tiene cuatro niveles, haga clic en el número 4.
Nuestro conjunto de datos de muestra tiene 3 niveles de contorno:
Nivel 1 – sólo muestra los artículos y el total general (columnas A y J) y oculta todas las columnas intermedias.
Nivel 2 – además del nivel 1, también muestra los totales de Q1 y Q2 (columnas E e I).
Nivel 3 – muestra todos los datos.
Cómo copiar sólo las columnas visibles
Después de ocultar algunos grupos de columnas, es posible que desee copiar los datos mostrados en otro lugar. El problema es que al resaltar los datos perfilados de la forma habitual se seleccionan todos los datos, incluidas las columnas ocultas.
Para seleccionar y copiar sólo las columnas visibles, esto es lo que hay que hacer:
- Utilice los símbolos de contorno para ocultar las columnas que no desea copiar.
- Seleccione las columnas visibles con el ratón.
- En la pestaña Inicio, en el grupo Edición, haga clic en Buscar y seleccionar > Ir a.
- En el cuadro de diálogo Ir a especial, selecciona Sólo celdas visibles y haz clic en Aceptar.
- Ahora que sólo tienes seleccionadas las celdas visibles, pulsa Ctrl + C para copiarlas.
- Haz clic en la celda de destino y pulsa Ctrl + V para pegar los datos copiados.
Cómo desagrupar columnas en Excel
Microsoft Excel proporciona una opción para eliminar todas las agrupaciones a la vez o desagrupar sólo ciertas columnas.
Cómo eliminar todo el contorno
Para eliminar todas las agrupaciones a la vez, vaya a la pestaña Datos > grupo Contorno, haga clic en la flecha situada debajo de Desagrupar y, a continuación, haga clic en Borrar Contorno.
Notas:
- Al borrar el esquema sólo se eliminan los símbolos del esquema; no se borra ningún dato.
- Si algunos grupos de columnas fueron colapsados al borrar el esquema, esas columnas podrían permanecer ocultas después de eliminar el esquema. Para mostrar los datos, deshaga las columnas manualmente.
- Una vez borrado el contorno, no es posible recuperarlo con Deshacer. Tendrá que volver a crear el contorno desde cero.
Cómo desagrupar columnas específicas
Para eliminar la agrupación de ciertas columnas sin eliminar todo el esquema, estos son los pasos a realizar:
- Seleccione las filas que desea desagrupar. Para ello, puedes mantener pulsada la tecla Shift mientras haces clic en el botón más (+) o menos (-) del grupo.
- En la pestaña Datos, en el grupo Esquema, y haz clic en el botón Desagrupar. O bien pulsar las teclas Shift + Alt + Flecha izquierda a la vez, que es el atajo de desagrupación en Excel.
Así es como se agrupan y autocontornean las columnas en Excel. Te agradezco por leer y espero verte en nuestro blog la próxima semana.
