Mi vida parece estar organizada sólo cuando se trata de mi Calendario de Outlook, y gracias a Dios por esta pequeña pieza de Outlook que me ayuda a mantener mi vida en equilibrio. Toda mi oficina tiene acceso a los calendarios de los demás, lo que hace que la programación de reuniones sea un juego de niños, cuando la junta externa en la que trabajo necesita saber cuándo es un buen momento, simplemente les envío un correo electrónico con mi próximo mes y les dejo que se apunten, y mi favorito… He compartido secciones de mi calendario con mi madre para que sepa cuándo no debe llamar al trabajo. Si no estás compartiendo tu calendario de Outlook, deberías hacerlo, es fácil, y al menos tu madre lo apreciará si es como la mía.
Compartir el calendario
Este calendario principal compartido está disponible para los usuarios de Exchange Server y sólo se puede compartir dentro de la empresa.
- Deberá comenzar en la parte del Calendario de su Microsoft Outlook. En la parte izquierda de su pantalla verá un panel de navegación que enumera las opciones que puede hacer con su calendario (abrir un calendario compartido, compartir mi calendario, enviar un calendario por correo electrónico, publicar mi calendario)
- Haga clic en "Compartir mi calendario" y automáticamente se le pedirá que envíe un correo electrónico a la persona con la que está interesado en compartir. Te recomiendo que también solicites a esa persona que comparta su Calendario contigo; simplemente tienes que marcar la casilla si es algo que te interesa.
- Una vez que su calendario ha sido compartido o que usted tiene acceso al calendario de otra persona, éste se añade al panel de navegación a la izquierda de su pantalla. A partir de ese momento, podrá ver el calendario simplemente buscándolo en el panel de navegación.
Editar los permisos de uso compartido
- Una vez que haya dado a alguien de su empresa acceso a su calendario, debe asegurarse de establecer los permisos de uso compartido para que sólo vean la información que usted desea que vean.
- Haga clic con el botón derecho del ratón en el calendario que desee.
- Desplázate hacia abajo hasta que veas "Cambiar permisos de uso compartido" y haz clic en él.
- A partir de aquí, tendrá que hacer clic en el botón "Añadir" para elegir a las personas cuyos permisos desea editar si no los ve en la lista principal.
- Una vez en la lista principal y con el nombre resaltado, puedes elegir que esa persona sólo vea tu tiempo ocupado, tu tiempo libre, los detalles completos, etc.
Envíe por correo electrónico su Calendario
Esta opción permite que los usuarios envíen su calendario por correo electrónico a cualquier persona, incluso a quienes no pertenecen a su organización.
- Tendrás que empezar en la parte del Calendario de tu Microsoft Outlook. En la parte izquierda de su pantalla verá el panel de navegación; seleccione Enviar un calendario por correo electrónico
- La pantalla emergente que aparece frente a su correo electrónico le permitirá elegir qué parte de su calendario desea compartir con el destinatario.
- Su calendario aparecerá en el cuerpo de un correo electrónico como una instantánea del día, la semana, el mes o el parámetro que haya establecido para ser visto. Esto también se envía como un archivo adjunto .icf, un formato reconocido por Outlook y muchos otros programas relacionados con el calendario.
- Esta función es genial porque es fácil y es más privada que compartir todo tu calendario con alguien. La única desventaja es que si haces cambios en tu Calendario después de haberlo enviado por correo electrónico, esos cambios no aparecen en la pantalla de los destinatarios.
Publica tu Calendario en Office Online
Cuando se publica con éxito un calendario en línea, se puede invitar a la gente a ver o suscribirse a su sitio.
- Tendrás que empezar en la parte del Calendario de tu Microsoft Outlook. En la parte izquierda de su pantalla verá el panel de navegación; seleccione Publicar mi calendario.
- Si es la primera vez que publica un calendario en Office Online, debe registrarse primero. Para registrarse tendrá que utilizar su Windows Live ID. Esta es una cuenta gratuita y se dan instrucciones para crear una nueva.
- Una vez registrado, puede elegir el intervalo de tiempo para el que desea que su calendario se publique en línea.
- A continuación querrá elegir los Detalles – haga clic en la flecha junto a Detalle y elija la cantidad a compartir (detalles completos, limitados, sólo disponibilidad, etc.)
- A continuación, querrá establecer los Permisos de su calendario – esto le permitirá regular quién podrá ver su calendario en línea. El acceso restringido permite a los usuarios ver tu calendario, sólo si los invitas. El acceso no restringido permite que cualquiera pueda ver tu calendario (no es necesario iniciar sesión o suscribirse para verlo).
- Tu último paso será elegir el método de carga – Automático o Carga Única (yo siempre recomiendo el automático) y luego hacer clic en Aceptar.
Mantener la organización de tu empresa y de tu trabajo diario es sencillo si haces el trabajo previo de compartir calendarios en Microsoft Office. Después de unos pocos clics sabrás quién está dónde y cuándo, si hay una reunión o si probablemente va a llamar tu madre.
